Skjöl Sandgerðisbæjar eingöngu varðveitt á rafrænu formi

Þjóðskjalasafn Íslands hefur veitt Sandgerðisbæ heimild til að hefja rafræna skjalavörslu og skila gögnum á rafrænu formi til safnsins til langtímavarðveislu. Sandgerðisbær er fyrsta sveitarfélagið hérlendis sem fær slíka heimild.

Eiríkur G. Guðmundsson þjóðskjalavörður og Sigrún Árnadóttir bæjarstjóri í Sandgerði

Um er að ræða heimild til að afhenda gögn á rafrænu formi úr skjalavörslukerfi bæjarins. Sandgerðisbær mun því hætta að prenta út gögn úr kerfinu til varðveislu og varðveita gögnin eingöngu á rafrænu formi. Undanfarna mánuði hafa starfsmenn Sandgerðisbæjar og Þjóðskjalasafns unnið að málinu í góðu samstarfi.

Fyrsta afhending á rafrænum gögnum Sandgerðisbæjar verður árið 2017. Sandgerðisbær er afhendingarskyldur til Þjóðskjalasafns þar sem sveitarfélagið er ekki aðili að héraðsskjalasafni.

„Sandgerðisbær leggur áherslu á faglega stjórnsýslu og liður í því er rafræn skráning skjala og mála sem til vinnslu eru hjá bæjarfélaginu. Rafræn skjalastjórnun auðveldar yfirsýn og rekjanleika mála, þjónusta við bæjarbúa og viðskiptavini verður áreiðanlegri. Um leið verður umtalsverður sparnaður á pappír og geymsluplássi“, segir Sigrún Árnadóttir bæjarstjóri í Sandgerði.

Að sögn Eiríks G. Guðmundssonar, þjóðskjalavarðar, er mikið af rafrænum gögnum hjá hinu opinbera sem þarfnast skoðunar svo hægt sé að tryggja varðveislu og aðgengi að mikilvægum upplýsingum: „Að meðaltali hefur hver stofnun yfir að ráða nokkrum gagnakerfum og aðeins brot af þeim hefur verið tilkynnt til Þjóðskjalasafns. Það er ánægjulegt að fyrsta sveitarfélagið hafi nú hafið rafræna skjalavörslu og er von til þess að sporganga Sandgerðisbæjar verði til þess að fleiri muni bætast í hópinn á næstu misserum.“